L’Onboarding è il percorso attraverso il quale vengono inseriti all’interno della realtà organizzativa i nuovi dipendenti. È l’ultimo passaggio che completa il processo di selezione, dopo l’attraction dei candidati e la loro valutazione. L’obiettivo è quello di facilitare l’integrazione nel posto di lavoro, con i colleghi e con il nuovo team, favorendo un’esperienza positiva a partire già dal primo giorno.

Non è semplicemente un benvenuto, ma un percorso strutturato che può durare dai 6 ai 12 mesi, di scoperta e familiarizzazione con la cultura aziendale, di acquisizione delle competenze e conoscenze necessarie per ricoprire in autonomia la nuova posizione, e apprendimento dei comportamenti per diventare parte integrante dell’azienda.

Perché è importante? Alcuni dati

Solamente un’organizzazione su tre ha strutturato al proprio interno un percorso di Onboarding. Il gruppo Aberdeen in una ricerca del 2016 ha mostrato tuttavia come le persone che sperimentano un inserimento positivo in azienda hanno il 69% di probabilità in più di rimanere in quell’organizzazione per almeno tre anni. Il 90% dei neoassunti decide già nei primi mesi se abbandonare o meno il nuovo lavoro.

Dare una buona prima impressione permette di ridurre il turnover e quindi i costi, aumentare la retention e la fidelizzazione, trattenendo così i migliori professionisti in azienda. Con un percorso di Onboarding positivo e strutturato, i tempi per il raggiungimento della piena produttività e autonomia vengono ridotti, grazie alla conoscenza di procedure, comportamenti e modalità aziendali, e all’integrazione con i colleghi.

Come si legge nell’articolo pubblicato da Harvard Business Review, l’Onboarding aiuta ad aumentare la produttività, se i bisogni tecnici, relazionali e organizzativi sono soddisfatti:

If you want to retain the talent you spend good money to acquire, make sure a new hire’s first year is positive and productive. Organizations with a standardized onboarding process experience 62% greater new hire productivity, along with 50% greater new hire retention. Those that invest time and effort in their new employees reap the benefits. If you want to be an employer of choice for top talent, make sure a new hire’s organizational, technical, and social needs are well met.

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Inizia qualche giorno prima

Che sia completamente digitale, in presenza, o una fusione delle due modalità, è importante che il percorso di Onboarding cominci già qualche giorno prima dell’effettivo inizio del nuovo assunto. Per evitare di riempire le prime ore nella nuova azienda di sola burocrazia, cerca di anticipare per quanto possibile i documenti e gli aspetti normativi.

Ricevere un welcome kit fa sentire il neoassunto il benvenuto e aumenta l’engagement verso l’organizzazione (Brand engagement). Un esempio potrebbe essere del merchandise aziendale, come una maglietta o una felpa, una tazza, o uno zainetto. Nel caso in cui il lavoro venga svolto da remoto è fondamentale inviare il computer, tastiera, monitor e tutto il necessario in anticipo, per evitare inconvenienti il primo giorno. Presenta il work buddy, o il mentore, già qualche giorno prima per rispondere ad eventuali dubbi o domande.

Coltivare fin da subito il senso di ingaggio con l’organizzazione può fare la differenza, aumentando la retention e l’entusiasmo nei confronti del nuovo lavoro.

4 cose che non possono mancare la prima settimana

1. Il primo giorno fissa un momento, in presenza o virtuale, per consegnare il computer, le credenziali, il badge, verificare l’accesso ai vari sistemi e portali aziendali (e-mail e calendari condivisi, gestionale ferie, piattaforma della formazione, server, ecc) e mostrare il loro funzionamento.
2. Presenta l’organizzazione, gli obiettivi e la mission, le policy, le norme aziendali, eventuali azioni di welfare e benefit. Per automatizzare il processo, crea un percorso formativo all’interno della piattaforma E-learning con una serie di video e una raccolta di materiali e link. Alcuni esempi di contenuti potrebbero essere dei video istituzionali (come il benvenuto da parte del direttore o del responsabile HR) o più informali (come una presentazione dei colleghi, un contenuto interattivo con elementi di gamification o sotto forma di Serious Game (Conosci la differenza?), l’introduzione ai valori e la cultura, un video-tour dell’ufficio). Fai firmare i documenti e le autorizzazioni necessarie per attivare il contratto.
3. Dedica del tempo la prima settimana con il responsabile per spiegare gli obblighi formativi e il piano di crescita pensato per la persona. Mostra la piattaforma della formazione, spiega il funzionamento, le modalità di iscrizione ai corsi e le tempistiche entro quando completare i corsi obbligatori.
4. La socialità e la relazionalità sono aspetti essenziali: conoscere il nuovo team e i colleghi. Di seguito qualche idea:
   • Presenta la persona all’intera organizzazione tramite una mail, un messaggio Slack, o un post sulle pagine social aziendali. Questo supporta il senso di benvenuto e allo stesso tempo i colleghi vengono a sapere della new entry.
   • Crea all’interno della piattaforma E-learning una bacheca online aperta, dove tutti i nuovi assunti possono entrare in contatto, scambiandosi informazioni e rispondendo a eventuali dubbi. In questo modo viene stimolata la coesione e il senso di appartenenza, anche in ottica di social learning.
   • La pausa pranzo è un buon modo per presentarsi informalmente, sia in presenza sia a distanza. Se l’ingresso in azienda sarà virtuale, inserisci nel welcome kit un buono per un pranzo d’asporto e organizza un virtual lunch. Nel caso in cui organizzare il pranzo risulti impossibile o troppo impegnativo, sfrutta le pause caffè.
   • Nel primo periodo, il mentor o il work buddy saranno figure molto importanti, supportando il nuovo assunto per eventuali domande o dubbi. Fissa dei momenti prestabiliti per raccogliere feedback, condividere progressi e le aspettative sia dell’organizzazione che della persona.

Qualche consiglio

Un elemento fondamentale in tutto il processo è la comunicazione: i neoassunti ricercano e danno molta importanza ai feedback. Programma degli incontri settimanali il primo mese e poi via via sempre più diluiti nel tempo. Questi incontri serviranno sia alla persona sia all’organizzazione, per capire come sta procedendo l’inserimento ed eventualmente personalizzarlo in base a richieste o necessità specifiche. Il percorso di mentoring continuerà per tutto l'Onboarding: fissa i primi obiettivi e i primi compiti relativi alla nuova posizione sempre con più autonomia. 

L'obiettivo per tutto il periodo di Onboarding è quello di far sentire la persona accompagnata e supportata durante l’inserimento e la scoperta della realtà.

Dai importanza ai corsi di formazione, sia relativi alle competenze specialistiche sia a quelle trasversali. Consenti alla persona di sfogliare e scegliere direttamente dal catalogo alcuni corsi da frequentare, per mantenere le persone motivate e allo stesso tempo aggiornate. 

Struttura un percorso di Microlearning per mostrare il funzionamento di sistemi aziendali o software specifici. Le persone in questo modo potranno trovare in autonomia e in maniera veloce la risposta alle loro domande quando più gli serve. Questa modalità formativa è ideale per mostrare procedure, grazie all’utilizzo di brevi tutorial o pillole, suddivisi in modo tematico.

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Digital Onboarding

La piattaforma E-learning ADEVICO mette a disposizione un ambiente aperto, facilmente accessibile e personalizzabile dove raggruppare i contenuti e i materiali, organizzare, programmare e monitorare gli eventi e le riunioni, creare bacheche, questionari e molto altro. Questo semplifica l’accesso dei dipendenti alle informazioni che devono consultare e possono farlo da qualsiasi dispositivo fin dal primo giorno.

Costruisci un percorso formativo composto da video, contenuti multimediali o documenti per guidare la persona fra i vari materiali disponibili; raggruppa documenti, materiali e link di approfondimento all’interno di un repository in base alle esigenze. Monitora il completamento dei corsi obbligatori e la fruizione dei contenuti disponibili. La bacheca social permette inoltre di raccogliere domande, dubbi, suggerimenti o idee, promuovendo una comunicazione aperta e trasparente.

Strutturare un percorso di Onboarding digitale, permette un risparmio di tempo nelle attività amministrative, semplifica l’accesso ai contenuti, e assicura che questi siano sempre aggiornati e corretti. Avere a disposizione le informazioni e i contenuti necessari ogni volta che se ne ha bisogno, contribuisce a migliorare l’immagine dell’azienda ed è un ottimo servizio per i dipendenti.

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