La trasformazione digitale degli ultimi anni, sempre più veloce e permeante in tutti gli ambiti aziendali, ha portato alla produzione e alla crescita dei dati (Big data), difficili però da processare e comprendere. Il riuscire a leggerli, dargli significato e utilizzarli per modificare o migliorare processi all’interno della realtà aziendale è una tematica sempre più rilevante e centrale.

La bontà dei dati a disposizione dipende dalla modalità in cui questi vengono gestiti, analizzati, processati, raccontati e archiviati. Un’analisi attenta e consapevole permette di descrivere il passato, avere uno sguardo attento al presente e aiutano a prevedere e progettare il futuro.

Sempre più spesso si parla di analisi dei dati (Data Analysis), orientamento Data Driven (ossia basato sui dati), e Data Visualization (la visualizzazione dei dati) anche all’interno delle risorse umane e nel mondo della formazione. Per riuscire a mettere in atto almeno una di queste azioni nella formazione aziendale è fondamentale che la piattaforma e-learning in uso fornisca dati e statistiche su tutte le attività formative erogate.

Abbiamo già discusso in questo articolo, come trasformare la formazione aziendale in Data Driven in 5 semplici step. Ecco qui un breve riassunto grafico:

Dai dati ai grafici

L’analisi e il monitoraggio dei dati possono aiutare le aziende a prendere decisioni fondate, sviluppando conoscenze e intuizioni che verranno successivamente trasformate in azioni. È possibile, ad esempio, trovare e riconoscere pattern o eventi ricorrenti, dare importanza ai trend, o capire le variabili più importanti in gioco per un certo fenomeno o processo. Potenzialmente, quindi, possono migliorare efficienza, aumentare la competitività, creare nuove opportunità, ottimizzare un processo e sviluppare soluzioni sempre più centrate sulla persona.

Una modalità per comprendere più facilmente, e contemporaneamente riuscire a condividere e spiegare i dati, è la Data Visualization. Questa attività permette di convertire i dati grezzi (ad esempio gli export delle piattaforme, con l’elenco degli iscritti, o la percentuale di completamento di un corso) in grafici, immagini o video, trasformando in conoscenza e informazioni di facile lettura i famigerati fogli Excel, solitamente complicati.

Grazie a software e applicazioni specifiche, è possibile sperimentare e potenziare questa pratica in modo relativamente semplice. Data Studio di Google, ad esempio, permette di creare dashboard, cruscotti e report in modo gratuito e intuitivo. Altre soluzioni importanti da citare sono Microsoft Power BI e Tableau.

Consigli e caratteristiche per iniziare

• Per riuscire a creare report e dashboard effettivamente utili, e non solo belli da vedere, parti dalle domande a cui bisogna rispondere, dai bisogni da soddisfare o dagli obiettivi. Sapere che in piattaforma sono iscritte 5.000 persone può essere un dato interessante, ma non utile, se solo 1.500 partecipano ai corsi, e di questi poco più della metà superano il test finale.
• Analizza e scegli i dati più utili. Questo forse è l’aspetto più critico, proprio per l’abbondanza e la varietà dei dati. Buttati! Potrai con il tempo e l’esperienza creare grafici sempre più specifici. Ti potrebbe interessare di che servizio o unità sono maggiormente i partecipanti dei corsi? O che tasso di disiscrizione c’è, in base all’area? E le scadenze degli obblighi formativi?
• Grazie alla Data Visualization è possibile rendere i dati dinamici. Interagire con gli output, impostando filtri o variabili, creando nuovi grafici o tabelle, analizzando aspetti specifici, è facile ed intuitivo. Questo permette quindi grande personalizzazione e flessibilità. In questo modo è facile analizzare ad esempio i singoli dati per un corso specifico, con semplici click
• La rappresentazione chiara permette di raccontare una storia di facile comprensione. Uno degli obiettivi della visualizzazione dei dati è infatti proprio quello di rendere più accessibili i dati, anche ai non esperti. In questo modo sarà possibile presentare un report dell’attività formativa ai responsabili o creare uno specchio sull’esterno con le statistiche più interessanti da pubblicizzare.

Analytics di ADEVICO

La piattaforma ADEVICO è integrata con un servizio di reporting puntuale. All’interno della piattaforma è infatti possibile visualizzare e scaricare le statistiche sia della formazione sincrona, con le presenze e il tempo di permanenza, sia della formazione asincrona dei percorsi formativi, con la percentuale di visualizzazione, dei completamenti, e molto altro.

È disponibile, inoltre, un sistema di Analytics avanzato, per una visualizzazione globale della formazione erogata sull’intera organizzazione: il numero di comunità create, gli utenti iscritti, le statistiche cumulative dei percorsi formativi, i crediti certificati erogati, e molto altro. Tutti i dati sono scaricabili in formato .csv, e quindi integrabili in dashboard e sistemi di reporting aziendale.

La visualizzazione con grafici facilita la comprensione, aumenta l’immediatezza e può migliorare il processo di decision making. Un sistema integrato di analisi dei dati, globale su tutti gli ambiti dell’organizzazione, è l’obiettivo che le aziende dovrebbero perseguire, per monitorare i processi, sfruttando al contempo tutte le potenzialità dei dati.