A seguito delle disposizioni del 9 marzo 2020 che hanno sospeso tutte le attività di formazione in presenza, è emersa per molti l'urgenza e la necessità di trovare una soluzione in tempi brevi. In questo contesto abbiamo conosciuto IPRASE, una realtà abituata a progettare e fornire formazione principalmente in presenza, alla ricerca di un sistema per la gestione, l’erogazione e il monitoraggio della formazione a distanza, per trasformare il catalogo formativo in digitale.

IPRASE – Istituto provinciale per la ricerca e la sperimentazione educativa - è l’ente strumentale che progetta ed eroga la formazione per il corpo docente, i dirigenti, il personale ATA e AE, della Provincia di Trento. Ha come mission la “promozione e realizzazione di azioni finalizzate alla ricerca, alla sperimentazione, alla documentazione, allo studio e all’approfondimento di tematiche educative e formative e di iniziative a sostegno dell’innovazione didattica e dell’autonomia scolastica”. Oltre ai corsi di aggiornamento e formazione, cura anche la rivista RicercAzione, dove vengono condivisi processi didattici e di apprendimento innovativi.

In poco più di un mese, è stato possibile creare l’ambiente necessario, rispondente alle esigenze e urgenze di IPRASE, integrato con il gestionale già in uso e con Zoom. Gli utenti attivi sono passati da 1000 a più di 16.000 in poco più di un mese.

Oggi IPRASE riesce a formare, con corsi in modalità sincrona (webinar) e asincrona (corsi FAD), i suoi utenti.

Obiettivo semplicità: l’integrazione con il gestionale

Uno degli obiettivi principali che ha guidato la progettazione e la personalizzazione della piattaforma e-learning per IPRASE, è stato il creare uno spazio accessibile in modo semplice dall’utente finale e gestibile con semplicità dai referenti del corso. Per questo è stato deciso di integrare ADEVICO con il gestionale già in uso, mettendo in comunicazione i due ambienti.

I referenti dei corsi

I corsi e tutti i dettagli necessari sono caricati all’interno del gestionale, come veniva fatto prima dell’implementazione della piattaforma. Automaticamente viene creata una nuova comunità all’interno della piattaforma e-learning con le informazioni inserite. In questo modo il o la referente non dovranno caricare le stesse informazioni in più posti. In un secondo momento sarà sufficiente scegliere il servizio più adatto al singolo corso all’interno della piattaforma: corso webinar, corso FAD o corso blended.

L’utente

Nonostante l’attivazione della piattaforma, gli utenti continuano ad iscriversi ai corsi di formazione con la stessa procedura utilizzata in precedenza. In maniera automatica i dati delle iscrizioni vengono sincronizzati con la piattaforma ADEVICO, che inserisce le persone nella comunità corretta. Accedendo alla piattaforma, infine, le persone troveranno tutti i corsi a cui si sono iscritti, i materiali disponibili, il calendario degli incontri, l’accesso diretto ai webinar di Zoom, e molto altro.

L’integrazione con Zoom

La piattaforma e-learning è integrata completamente con Zoom, permettendo di creare, gestire e monitorare gli eventi formativi live a distanza da un unico ambiente. È possibile, infatti, creare gli appuntamenti direttamente dal servizio “Calendario delle attività”, e al termine dell’incontro sincronizzare le presenze nel registro elettronico disponibile in piattaforma. Allo stesso tempo, per seguire gli incontri, i partecipanti non dovranno ricevere mail o link, ma sarà sufficiente collegarsi alla piattaforma per vedere i webinar in programma ed accedere alla stanza.

Il tracciamento delle presenze, tramite lo standard xAPI, mostra e certifica per quanto tempo le persone sono rimaste connesse durante gli incontri. Questo permette di rilasciare gli attestati al raggiungimento di una percentuale minima, o di un tempo minimo necessario. Consente inoltre di vincolare attività successive, come il compilare un questionario, o l’accesso a materiali di approfondimento, solo nel caso dell’effettivo raggiungimento dei requisiti minimi.

In IPRASE gli attestati vengono rilasciati dal gestionale. Per questo, i dati del registro sono sincronizzati in maniera automatica con il sistema aziendale.

Non tutte le nostre piattaforme sono uguali! La personalizzazione è l’aspetto centrale quando progettiamo e sviluppiamo un nuovo ambiente e-learning. Grazie allo standard xAPI, riusciamo a tracciare le presenze durante gli incontri anche da altre piattaforme, come ad esempio Google Meet. In questo caso la procedura è diversa, ma sempre semplice: è sufficiente, infatti, inserire nel “Calendario delle attività” del corso il link al meeting, e al termine sincronizzare le presenze. Grazie al percorso formativo, è possibile inoltre rilasciare attestati personalizzati conclusi gli incontri, o le attività successive.

Non solo formazione sincrona

Grazie al caricamento semplificato dei contenuti video, al player di ultima generazione basato sulla tecnologia xAPI che traccia direttamente i contenuti in formato .mp4, alla flessibilità dei percorsi formativi adattabili alle singole esigenze del corso, al servizio dei questionari e al repository di materiali facilmente accessibili, è semplice e veloce strutturare corsi formativi a distanza (FAD) di qualità.

La formazione asincrona permette di seguire un corso potenzialmente ovunque e in qualsiasi momento (everywhere, everytime), ponendo al centro dell’esperienza la persona stessa. È possibile quindi riutilizzare le registrazioni di webinar, aggiungendo slide o documenti di approfondimento, questionari interattivi e siti esterni per strutturare percorsi formativi personalizzabili, senza l’ausilio di programmi esterni di Authoring.

In un anno IPRASE ha strutturato più di 100 corsi FAD, e più di 150 GB di contenuti. Grazie alla tecnologia di Object Storage, i video e documenti caricati sono subito disponibili all’utente, non appesantendo l’ambiente di produzione. Il servizio streaming, inoltre, adatta la qualità video in base alla rete da cui il contenuto viene visualizzato (480p o 720p).

Una partnership per crescere insieme

Con IPRASE è nata una collaborazione e partnership. Nella prima fase di implementazione della piattaforma, sono stati organizzati una serie di incontri di formazione con i gestori dei corsi. Questo ha permesso di presentare le funzionalità e le procedure, accompagnandoli nell’uso della piattaforma. È stato poi strutturato un calendario con una serie di implementazioni, per rispondere alle esigenze, necessità e bisogni formativi e amministrativi futuri dell’Istituto. Alcuni sviluppi futuri sono, ad esempio, l’implementazione di una pagina amministrativa per la gestione dei video, un sistema centralizzato per la gestione e il monitoraggio dei questionari e la possibilità di utilizzare il percorso formativo in modalità ancora più flessibile.